Asiakas maksaa myöhässä: miten katat yrityksen kassavajeen?

Laskun eräpäivä ei ole varma maksupäivä

Myynti voi näyttää tuloslaskelmassa hyvältä samaan aikaan, kun pankkitili on lähes tyhjä. Esimerkiksi materiaalit on jo maksettu ja työntekijöiden palkat erääntyvät perjantaina, mutta asiakkaan 18 000 euron lasku on vasta hyväksymiskierrossa. Laskutettu myynti ja käytettävissä oleva raha ovat eri asioita.

Ota yhteys asiakkaan ostoreskontraan. Kysy, onko lasku vastaanotettu, hyväksytty ja menossa maksuun. Tarkista viite, tilausnumero ja sovittu toimitus. Jos laskusta on riita tai se puuttuu järjestelmästä, pelkkä uuden eräpäivän arvaaminen ei tee kassavirtaennusteesta luotettavaa.

Esimerkki: 18 000 euron lasku, 7 000 euron kassavaje

Kuvitteellisen yrityksen tilillä on maanantaina 8 000 euroa. Ennen asiakkaan maksua erääntyy 6 000 euroa palkkoja ja 9 000 euroa muita maksuja. Muita tuloja ei oleteta. Saldo putoaa ensin 2 000 euroon ja sitten miinus 7 000 euroon. Kun 18 000 euroa saapuu, laskennallinen loppusaldo nousee 11 000 euroon.

Tässä yritys tarvitsee vähintään 7 000 euroa ajoitusvajeeseen, ei 18 000 euroa. Jos suunnittelun vähimmäiskassaksi asetetaan 2 000 euroa, tarve on 9 000 euroa. Puskuri on esimerkin oletus, ei kaikille yrityksille sopiva suositus. Rahoituksen korko ja palkkiot pitää vielä lisätä laskelmaan.

Jos asiakkaan maksu viivästyy lisää ja ennen sitä erääntyy vielä 4 000 euroa maksuja, vaje kasvaa 11 000 euroon. Samalla puskurilla tarvittaisiin 13 000 euroa ennen rahoituskuluja. Yksi myöhästyvä maksu voi siis muuttaa tarvittavaa summaa enemmän kuin pieni ero lainan korossa.

Tee lyhyt maksukalenteri, älä pelkkää kuukausisummaa

Kirjaa seuraavien viikkojen jokaiselle olennaiselle päivälle alkusaldo, varmasti saapuvat maksut, erääntyvät menot ja loppusaldo. Kuukauden lopun positiivinen summa voi peittää sen, että rahat loppuvat jo kuun puolivälissä. Pidä vahvistetut asiakasmaksut erillään epävarmoista lupauksista.

Käytä kassakalenterissa maksettavia summia ja niiden todellisia eräpäiviä. Huomioi arvonlisävero, palkkoihin liittyvät maksut, lainanlyhennykset ja muut erät, jotka eivät näy suoraan saman kuukauden kuluna. Kirjanpitäjä auttaa erottamaan tuloksen ja kassavirran. Älä laske käyttämätöntä luottolimiittiä sekä tilin saldoksi että erilliseksi vararahaksi.

Maksujärjestely voi pienentää lainan tarvetta

Selvitä, voiko asiakas maksaa riidattoman osan heti tai jakaa maksun kahteen sovittuun erään. Jos ongelma johtuu puuttuvasta tilausnumerosta, sen korjaaminen voi auttaa nopeammin kuin rahoitushakemus. Vahvista uusi aikataulu kirjallisesti ja siirrä epävarma osuus varovaisempaan ennusteeseen.

Voit myös kysyä omalta toimittajalta eräpäivän siirtoa ennen viivästystä. Pyydä tieto mahdollisista kuluista. Älä kuitenkaan rakenna suunnitelmaa sille, että kaikki joustavat, tai jätä palkkoja ja veroja tarkoituksella hoitamatta. Toistuva maksuaikojen venyttäminen kertoo tarpeesta muuttaa myynnin ja ostojen ehtoja.

Laskurahoitus vai luottolimiitti?

Laskurahoituksessa saat rahaa hyväksyttävää myyntisaatavaa vastaan. Selvitä, hyväksyykö rahoittaja juuri kyseisen laskun, kuinka suuri osuus maksetaan heti ja kuka kantaa asiakkaan maksamattomuuden riskin. Jo erääntynyt tai riitainen lasku ei välttämättä kelpaa. Älä merkitse rahoitusta kassaan ennen hyväksyntää.

Luottolimiitti voi palvella toistuvia lyhyitä kassavajeita, jos yritykselle myönnetään riittävä raja. Vertaa nostetun summan koron lisäksi avausmaksu, nostopalkkiot ja koko limiitistä perittävät maksut. Kertalaina taas voi olla tarpeettoman pitkä ratkaisu muutaman viikon viiveeseen, ellei sen takaisinmaksu ja kulurakenne jousta.

Laske rahoituksen eurohinta samalle ajalle

Laskuesimerkissä 9 000 euron nosto maksaa 12 prosentin vuotuisella korolla 30 päivältä noin 88,77 euroa, kun korko lasketaan 365 päivän vuodella. Jos nostosta veloitetaan lisäksi 150 euroa, kustannus on yhteensä noin 238,77 euroa. Esimerkki ei ole markkinahinta eikä sisällä muita mahdollisia maksuja.

Pyydä jokaisesta vaihtoehdosta hinta samalle nostosummalle ja oletetulle käyttöajalle sekä erikseen hinta, jos maksu myöhästyy vielä kuukauden. Korkojen lisäksi saatetaan veloittaa uusi jakso-, valvonta- tai limiittimaksu. Pelkkää laskun prosenttipalkkiota ja vuotuista korkoprosenttia ei voi verrata suoraan keskenään.

Milloin lisärahoitus ei ratkaise ongelmaa?

Jos sama vaje toistuu joka kuukausi, tarkista kate, asiakkaiden maksukäyttäytyminen ja varastoon sitoutuva raha. Laina, jonka takaisinmaksu edellyttää aina seuraavaa lainaa, ei korjaa tappiollista toimintaa. Tee erikseen laskelma siitä, mistä pääoma ja kulut maksetaan takaisin.

Jos tärkeän asiakkaan maksukyky on epävarma, älä pidä koko saatavaa varmana kassatulona. Käy tilanne läpi kirjanpitäjän tai yritysneuvojan kanssa ajoissa. Seuraaviin kauppoihin voidaan sopia ennakko, välilaskutus tai lyhyempi maksuaika jo tarjouksessa, jolloin yritys ei rahoita koko toimitusta asiakkaan puolesta.